"Vi er i orden, vi bruger OneDrive." Det er en sætning, vi hører jævnligt. Og vi forstår godt, hvor den kommer fra. OneDrive er nemt, det er integreret i Microsoft 365, og det giver en fornemmelse af, at data er gemt sikkert i skyen. Det er det delvist også, men det er ikke det samme som en backup. Og den forskel kan koste jer dyrt.

Hvad OneDrive faktisk gør

OneDrive er en synkroniseringstjeneste. Når I gemmer en fil lokalt, synkroniseres den til cloud'en. Fantastisk. Men synkronisering virker begge veje, og det er problemet.

Forestil jer disse scenarier:

  • En medarbejder sletter ved en fejl en hel mappe med fem års kundedokumenter. Sletningen synkroniseres til OneDrive. Gendannelse afhænger derefter af papirkurven, retentionsopsætningen og tidspunktet, hvor hændelsen opdages.
  • Et ransomware-angreb krypterer filer på computeren. De krypterede versioner kan synkroniseres til OneDrive. Versionshistorik eller gendannelse af hele OneDrive kan hjælpe, men kun inden for det tilgængelige gendannelsesvindue og den aktuelle opsætning.
  • En medarbejder overskriver en vigtig fil med forkerte data. Den nye version synkroniseres. En ældre version kan muligvis gendannes, hvis versionering er slået til, og versionen stadig er bevaret.

OneDrive har nyttige gendannelsesfunktioner. Microsoft oplyser, at versionshistorik virker med alle filtyper, og dokumenterer et vindue på 30 dage; på arbejds- og skolekonti kan administratoren have slået versionering fra. Slettede elementer i papirkurven for disse konti fjernes automatisk efter 93 dage, medmindre administratoren har ændret indstillingen. Microsoft 365-abonnenter kan gendanne hele OneDrive og fortryde fil- og mappehandlinger fra de seneste 30 dage.

Den vigtige forskel: Gendannelsesfunktionerne er en del af det samme Microsoft 365-miljø. De er værdifulde, men skaber ikke i sig selv en uafhængig kopi med særskilt styret adgang og opbevaring. Er en fil permanent slettet fra OneDrive-papirkurven, oplyser Microsoft, at den ikke kan gendannes via OneDrive Restore.

Hvad en rigtig backup kræver

En ægte backup adskiller sig fra synkronisering på tre punkter:

  1. Immutabilitet: backuppen kan ikke overskrives eller slettes af ransomware eller menneskelige fejl. Den er skrivebeskyttet i en defineret periode.
  2. Historik: I kan gå tilbage til ethvert tidspunkt inden for jeres opbevaringsperiode, ikke bare den seneste version.
  3. Adskillelse: backuppen er fysisk eller logisk adskilt fra produktionsmiljøet. En kryptering af jeres primære system rammer ikke jeres backup.

3-2-1-reglen er stadig gyldig

Den grundlæggende backup-standard er enkel at huske:

  • 3 kopier af jeres data
  • 2 forskellige medietyper (fx disk og cloud)
  • 1 kopi opbevaret off-site (adskilt fra jeres øvrige systemer)

For de fleste SMV'er i dag betyder det: lokal backup på en NAS eller ekstern disk plus en cloud backup til en separat udbyder, ikke til den samme Microsoft-tenant som OneDrive.

Hvad med SharePoint og Teams-filer?

SharePoint- og Teams-filer har indbyggede muligheder for versionering, papirkurv og retention. De kan understøtte gendannelse, men er ikke automatisk en separat backup med en uafhængig administrativ grænse og opbevaringspolitik. Microsoft 365 Backup kræver eksempelvis særskilte backup-politikker for OneDrive, SharePoint og Exchange.

Løsningen er en dedikeret Microsoft 365-backup: løsninger som Veeam, Acronis eller Datto Backupify laver uafhængige kopier af mail, SharePoint og Teams-data, som kan gendannes uafhængigt af Microsoft.

OneDrive er et godt produktivitetsværktøj. Men det er ikke en backup, og I bør ikke behandle det som en.